新绛县水利局招投标档案管理制度（试行）

第一章 总则

第一条 为规范本局招投标档案管理工作，确保招投标档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民**国招标投标法》《中华人民**国招标投标法实施条例》《中华人民**国档案法》《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2021〕200号）等法律法规及规范性文件，结合本局实际，制定本制度。

第二条 本制度适用于本局或下属单位作为招标人（采购人）实施的各类水利工程建设项目、货物采购及服务采购的招标投标活动所形成的档案资料管理。政府采购项目可比照执行。

第三条 招投标档案是指在本局组织或参与的招标投标活动中直接形成的，能够真实反映招标投标活动全过程的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第四条 招投标档案管理遵循统一管理、全程控制、完整准确、安全保密的原则，实行 一项一档 ，确保档案的凭证价值和查考价值。招标代理机构移交的招标档案不应少于两套，****档案室保存一套备查，项目承办股室保存一套日常利用。

第五条 局档案室为本局****管理部门，负责统筹协调、指导监督招投标档案的收集、整理、保管和利用工作，建设管理股配合做好相关工作。各业务股室（项目承办股室）具体负责本股室组织实施的项目招投标档案的收集、整理和移交工作。

第二章 档案职责

第六条 招投标档案工作实行责任分工制度。项目承办股室应当指定专人负责项目招投标全过程档案的收集、整理，确保归档文件的齐全、完整、真实。招投标活动结束后，****档案室移交。

第七条 档案管理人员应具备相应的档案管理知识，认真履行档案管理职责，做好档案的登记、分类、编目、保管和提供利用工作，不得擅自处理或销毁档案。

第八条 工作人员离岗前，应当按规定移交其保管的招投标档案资料，不得擅自处理或带走。任何个人不得伪造、变造、隐匿、倒卖或擅自销毁招投标档案资料。

第三章 归档范围

第九条 招投标档案的归档范围应当覆盖招投标活动全过程，原则上包括但不限于以下内容：

（一）项目前期资料：项目审批（核准、备案）文件、资金证明、招标方案、招标方式核准文件等；

（二）招标过程资料：招标代理合同、招标文件审查、招标备案文件、招标公告（或投标邀请书）、资格预审文件（如有）、招标文件（含澄清、修改及答疑文件）等；

（三）投标过程资料：获取招标文件记录、投标文件（正本及副本）、投标保证金缴纳及退还记录等；

（四）开标评标资料：开标记录表、专家抽取记录、评审记录表、评标报告、评标现场录音录像资料等；

（五）中标及合同资料：中标公示（截图）、中标通知书、合同文件及相关补充协议等；

（六）其他资料：招标投标情况书面报告、投诉质疑及处理情况记录、招投标备案材料等。

电子招标投标项目所形成的电子文件及其元数据应同步纳入归档范围，招标人应落实主体责任，归档全套招标投标电子文件。

第四章 归档要求

第十条 招投标档案实行 一项一档 ，以项目为单位立卷归档。归档文件材料应当字迹清楚、图表整洁，需要签章的，其签章手续应当完备。

第十一条 电子招投标档案的归档应当符合《招标投标电子文件归档规范》（DA/T 103 2024）的要求，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第十二条 招投标活动结束后，项目承办股室应于中标通知书发出之日起30日内完成档案资料的整理归档，****档案室办理移交手续。涉及投诉举报等特殊情况的项目，应在投诉举报处理完毕后30日内完成归档。档案管理人员接收档案前应当逐件检查，不符合归档要求的，应当退回原股室补充完善后重新移交。

第五章 档案保管

第十三条 招****档案室集中统一保管，配备必要的档案装具和防护设施，做好防火、防潮、防虫、防霉、防光、防尘、防盗工作，确保档案实体安全。电子档案应当采取多重备份、异地备份等措施，确保数据安全。

第十四条 招投标档案的保管期限不少于15年。电子档案的保管期限依照上述规定执行，到期后经鉴定和审批方可销毁，不得擅自销毁。

第十五条 局档案室应当建立招投标档案管理台账，逐项登记档案的编号、名称、移交时间、保管期限等信息，做到账物相符。每年对档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

第六章 档案利用

第十六条 本局工作人员因工作需要查阅招投标档案的，应当填写档案查阅申请单，经所在股室负责人同意后，****管理部门办理查阅手续，在档案管理人员监督下进行查阅。

第十七条 查阅、摘抄、复制招投标档案，应当严格履行登记手续，档案管理人员应当对利用情况进行记录和追踪。严禁擅自将招投标电子档案信息在互联网或其他公开渠道发布。涉及国家秘密、商业秘密的档案，按照有关保密法律法规严格管理。